Eigentlich völlig lautlos hat es sich eingeschlichen: Insight in Outlook.

Auch ich habe es erst einmal nicht wirklich beachtet. “Wieder so ein Tool von Microsoft, dass es besser weiß und mir zeigen soll, wo ich die Zeit im Laufe des Tages verschwendet habe”…

Hilfe bei der Terminplanung

Aber eines Tages fiel mir ein kleiner Hinweis auf, als ich einen Termin mit mehreren Teilnehmern erstellt habe. Eine simple Frage, ein simpler Hinweis: “Könnte diese Besprechung nicht 45 Minuten dauern? Integrieren Sie etwas Pufferzeit.”

Hilfe bei der Terminplanung

Hinweis beim Planen eines Termins

Auch wenn ich die Pufferzeit normalerweise (als TravelTime) über ein selbst geschriebenes Tool ohnehin schon einplane – der Hinweis regt zum Denken an. Termine, die immer genau zu Beginn einer Stunde beginnen und genau eine Stunde gehen. Wie häufig schafft man es dann nicht, in den nächsten Termin pünktlich zu kommen. Was wäre, wenn man den Termin erst um 10 Minuten nach der vollen Zeit startet und nur 45 Minuten dauern lässt. Vielleicht verliert man dann nicht so viel Zeit zu Beginn des Termins mit dem Warten, bis alle Teilnehmer aus ihren anderen Besprechungen gewechselt haben.

Fokuszeit

Das war der Auslöser, sich mit Insight in Outlook mal etwas genauer zu beschäftigen. Die Karte, die direkt nach dem Click auf das Insight-Symbol angeboten wurde, beinhaltet das Thema “Fokus-Zeit”. Planen von 1 bis 2 Stunden an Tagen, an denen noch nicht alles mit Terminen zu ist. In der Fokuszeit gibt es kein Chat, kein Telefon, keine EMails. Man kann konzentriert an einem Thema arbeiten. Das Tool macht die Auswahl solcher Zeitblöcke recht einfach. Mit einem Klick hat man für die kommenden Wochen ein paar leere Stellen im Kalender als Fokuszeit geplant.

Fokuszeiten fest geplant im Kalender

Ok, der Beispielkalender war noch relativ leer – aber über die Woche verteilt ein paar Fokuszeiten im Kalender zu haben kann helfen, Themen aufzuarbeiten.

Terminvorbereitung

Und wenn ich schon in der Kalenderplanung bin: der Hinweis “Auf Ihre Besprechung vorbereiten” sollte ja eigentlich nicht wirklich notwendig sein. Aber wie viele von uns kontrollieren wirklich im Vorfeld, ob z. B. im Termin der Onlinebesprechungslink auch wirklich enthalten ist. Wie häufig stellt man nicht erst kurz vor der Besprechung fest, dass der Link fehlt? 

Aufforderung im Kalender am Tag vor der Besprechung

Anschauen schadet nicht

Ich glaube, die Beispiele zeigen schon sehr schön, dass das Tool in der Lage ist, sehr unaufdringlich zu helfen, seine Gewohnheiten umzustellen… Vielleicht ist es ja ein guter Anfang, mal mit den Vorschlägen im Kalender zu experimentieren. 

Wem das nicht reicht, dem hilft das Tool auch bei anderen Themen:  

Insight Card (Quelle Microsoft)

Wie immer muss man sich genauer anschauen, wie die Empfehlungen und Ratschläge zustande kommen, welche Daten hier genutzt werden und wie sie konsolidiert werden. Das Thema werde ich mir in einem späteren Artikel vornehmen. 

Zusammenfassung

Microsoft hat das Tool in der Beschreibung sehr gut zusammengefasst:

Did you ever miss an important email or forget a commitment you made to your co-workers? Do meetings and emails tend to take over your calendar? Do you ever wish to see reminders for 1:1 meetings with your manager, direct reports, or other top collaborators? Would you like to be notified if an upcoming meeting doesn’t have a quorum?

If your answer to any of these questions is yes, the Outlook add-in provides actionable insights to help you stay on top of your tasks and get more done.

This add-in is an extension of your Outlook experience and works within Outlook to help you gain focus time, maintain your work relationships, and improve your overall work-life balance.
(Zitat aus der Beschreibugn von Insight in Outlook s.u.)

Weiterführende Links: