Termine zu finden, an denen mehrere Kollegen beteiligt sind, ist  häufig eine Herausforderung. FindTime  (das bereits seit mehreren Jahren im Office Store ist), bietet hier unter Office 365 eine sehr einfache Möglichkeit, Termine zu vereinbaren. Man sucht nicht mehr einen Termin, der für alle passt, sondern schlägt mehrere Termine vor und die Teilnehmer können dann auf die einzelnen Terminvorschläge bewerten. Der Vorschlag mit den meisten Teilnehmern kann dann direkt in einen Termin umgewandelt werden. 

FindTime finden Sie in Outlook im Menüband. Je nach Version gibt es unterschiedliche Bezeichnungen wie Add-Ins abrufen  oder Store:

Nach der Installation finden Sie einen neuen Eintrag im Menüband der Mails oder eines Termins:

Beim ersten Start öffnet sich der Welcome-Bereich. Über Link now können sie die Verbindung zwischen Ihrem Benutzer und FindTime herstellen.

Klicken Sie einfach auf den Button Link now:

Sie kommen zur Anmeldeseite, auf der Sie das Passwort für Ihren Benutzer angeben.

Danach werden Sie in einen Kalender geführt, in dem Tage und Zeitslots aufgeführt sind. Die Teilnehmer werden farblich (grün, gelb oder rot) danach markiert wie hoch die Wahrscheinlichkeit ist, dass der Benutzer an der Besprechung zu dem gewählten Termin teilnehmen kann. 

Wählen Sie durch Anklicken der Tage + Termine entsprechende Termine, die Sie an die Teilnehmer kommunizieren möchten.

Nach einem Klick auf Next werden die Terminvorschläge als “You are invited to a meeting” in eine Mail gepackt, die bereits als Empfänger die Personen aufführt, die zum Termin eingeladen werden sollten. 

Ein Klick auf den Button Select options innerhalb der Mail für auf eine Website, über die Sie abstimmen können, wie die einzelnen vorgeschlagenen Termine passen.

Als Teilnehmer können Sie somit dem Organisator mitteilen: Termin ginge, Termin geht nicht oder dieser Termin passt super gut und wäre mein “Favorit”. Die Einträge der Kollegen – soweit sie schon abgestimmt haben – werden neben den Abstimmungsbuttons angezeigt. Das kann bei der Entscheidung, einen Termin anzunehmen oder abzulehnen durchaus hilfreich sein. Passt keiner der Termine, kann man einen Alternativtermin eintragen.

Sie können jederzeit nach dem Klick auf Submit noch einmal auf die Site zurückkehren und ihre Eingaben ändern. 

Haben alle abgestimmt, kann der Organisator mit einem Klick auf Schedule den Termin dann entsprechend ansetzen. 

Für den Organisator spannend: die Auswahltermine werden schon einmal als Blocker im Kalender eingetragen und verhindern so, dass die Terminoptionen versehentlich überschrieben werden.

Ein Blick in die FAQs am Ende der FindTime – Website beantwortet eine wichtige Frage: 

Can I send invites to people who don’t use Office 365?

Yes! You can send a FindTime invite to anyone with an email address. Only organizers are required to be on Office 365.