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Kategorie: Office 365 ProPlus

Insight in Outlook

Eigentlich völlig lautlos hat es sich eingeschlichen: Insight in Outlook.

Auch ich habe es erst einmal nicht wirklich beachtet. “Wieder so ein Tool von Microsoft, dass es besser weiß und mir zeigen soll, wo ich die Zeit im Laufe des Tages verschwendet habe”…

Hilfe bei der Terminplanung

Aber eines Tages fiel mir ein kleiner Hinweis auf, als ich einen Termin mit mehreren Teilnehmern erstellt habe. Eine simple Frage, ein simpler Hinweis: “Könnte diese Besprechung nicht 45 Minuten dauern? Integrieren Sie etwas Pufferzeit.”

Hilfe bei der Terminplanung

Hinweis beim Planen eines Termins

Auch wenn ich die Pufferzeit normalerweise (als TravelTime) über ein selbst geschriebenes Tool ohnehin schon einplane – der Hinweis regt zum Denken an. Termine, die immer genau zu Beginn einer Stunde beginnen und genau eine Stunde gehen. Wie häufig schafft man es dann nicht, in den nächsten Termin pünktlich zu kommen. Was wäre, wenn man den Termin erst um 10 Minuten nach der vollen Zeit startet und nur 45 Minuten dauern lässt. Vielleicht verliert man dann nicht so viel Zeit zu Beginn des Termins mit dem Warten, bis alle Teilnehmer aus ihren anderen Besprechungen gewechselt haben.

Fokuszeit

Das war der Auslöser, sich mit Insight in Outlook mal etwas genauer zu beschäftigen. Die Karte, die direkt nach dem Click auf das Insight-Symbol angeboten wurde, beinhaltet das Thema “Fokus-Zeit”. Planen von 1 bis 2 Stunden an Tagen, an denen noch nicht alles mit Terminen zu ist. In der Fokuszeit gibt es kein Chat, kein Telefon, keine EMails. Man kann konzentriert an einem Thema arbeiten. Das Tool macht die Auswahl solcher Zeitblöcke recht einfach. Mit einem Klick hat man für die kommenden Wochen ein paar leere Stellen im Kalender als Fokuszeit geplant.

Fokuszeiten fest geplant im Kalender

Ok, der Beispielkalender war noch relativ leer – aber über die Woche verteilt ein paar Fokuszeiten im Kalender zu haben kann helfen, Themen aufzuarbeiten.

Terminvorbereitung

Und wenn ich schon in der Kalenderplanung bin: der Hinweis “Auf Ihre Besprechung vorbereiten” sollte ja eigentlich nicht wirklich notwendig sein. Aber wie viele von uns kontrollieren wirklich im Vorfeld, ob z. B. im Termin der Onlinebesprechungslink auch wirklich enthalten ist. Wie häufig stellt man nicht erst kurz vor der Besprechung fest, dass der Link fehlt? 

Aufforderung im Kalender am Tag vor der Besprechung

Anschauen schadet nicht

Ich glaube, die Beispiele zeigen schon sehr schön, dass das Tool in der Lage ist, sehr unaufdringlich zu helfen, seine Gewohnheiten umzustellen… Vielleicht ist es ja ein guter Anfang, mal mit den Vorschlägen im Kalender zu experimentieren. 

Wem das nicht reicht, dem hilft das Tool auch bei anderen Themen:  

Insight Card (Quelle Microsoft)

Wie immer muss man sich genauer anschauen, wie die Empfehlungen und Ratschläge zustande kommen, welche Daten hier genutzt werden und wie sie konsolidiert werden. Das Thema werde ich mir in einem späteren Artikel vornehmen. 

Zusammenfassung

Microsoft hat das Tool in der Beschreibung sehr gut zusammengefasst:

Did you ever miss an important email or forget a commitment you made to your co-workers? Do meetings and emails tend to take over your calendar? Do you ever wish to see reminders for 1:1 meetings with your manager, direct reports, or other top collaborators? Would you like to be notified if an upcoming meeting doesn’t have a quorum?

If your answer to any of these questions is yes, the Outlook add-in provides actionable insights to help you stay on top of your tasks and get more done.

This add-in is an extension of your Outlook experience and works within Outlook to help you gain focus time, maintain your work relationships, and improve your overall work-life balance.
(Zitat aus der Beschreibugn von Insight in Outlook s.u.)

Weiterführende Links:

FindTime – schon lange da, aber selten genutzt

Termine zu finden, an denen mehrere Kollegen beteiligt sind, ist  häufig eine Herausforderung. FindTime  (das bereits seit mehreren Jahren im Office Store ist), bietet hier unter Office 365 eine sehr einfache Möglichkeit, Termine zu vereinbaren. Man sucht nicht mehr einen Termin, der für alle passt, sondern schlägt mehrere Termine vor und die Teilnehmer können dann auf die einzelnen Terminvorschläge bewerten. Der Vorschlag mit den meisten Teilnehmern kann dann direkt in einen Termin umgewandelt werden. 

FindTime finden Sie in Outlook im Menüband. Je nach Version gibt es unterschiedliche Bezeichnungen wie Add-Ins abrufen  oder Store:

Nach der Installation finden Sie einen neuen Eintrag im Menüband der Mails oder eines Termins:

Beim ersten Start öffnet sich der Welcome-Bereich. Über Link now können sie die Verbindung zwischen Ihrem Benutzer und FindTime herstellen.

Klicken Sie einfach auf den Button Link now:

Sie kommen zur Anmeldeseite, auf der Sie das Passwort für Ihren Benutzer angeben.

Danach werden Sie in einen Kalender geführt, in dem Tage und Zeitslots aufgeführt sind. Die Teilnehmer werden farblich (grün, gelb oder rot) danach markiert wie hoch die Wahrscheinlichkeit ist, dass der Benutzer an der Besprechung zu dem gewählten Termin teilnehmen kann. 

Wählen Sie durch Anklicken der Tage + Termine entsprechende Termine, die Sie an die Teilnehmer kommunizieren möchten.

Nach einem Klick auf Next werden die Terminvorschläge als “You are invited to a meeting” in eine Mail gepackt, die bereits als Empfänger die Personen aufführt, die zum Termin eingeladen werden sollten. 

Ein Klick auf den Button Select options innerhalb der Mail für auf eine Website, über die Sie abstimmen können, wie die einzelnen vorgeschlagenen Termine passen.

Als Teilnehmer können Sie somit dem Organisator mitteilen: Termin ginge, Termin geht nicht oder dieser Termin passt super gut und wäre mein “Favorit”. Die Einträge der Kollegen – soweit sie schon abgestimmt haben – werden neben den Abstimmungsbuttons angezeigt. Das kann bei der Entscheidung, einen Termin anzunehmen oder abzulehnen durchaus hilfreich sein. Passt keiner der Termine, kann man einen Alternativtermin eintragen.

Sie können jederzeit nach dem Klick auf Submit noch einmal auf die Site zurückkehren und ihre Eingaben ändern. 

Haben alle abgestimmt, kann der Organisator mit einem Klick auf Schedule den Termin dann entsprechend ansetzen. 

Für den Organisator spannend: die Auswahltermine werden schon einmal als Blocker im Kalender eingetragen und verhindern so, dass die Terminoptionen versehentlich überschrieben werden.

Ein Blick in die FAQs am Ende der FindTime – Website beantwortet eine wichtige Frage: 

Can I send invites to people who don’t use Office 365?

Yes! You can send a FindTime invite to anyone with an email address. Only organizers are required to be on Office 365.

Deployment Guide for OneNote

Mit den neuesten Versionen von Microsoft Office hat sich ein entscheidender Punkt geändert: die Desktopversion von OneNote ist nicht mehr Bestandteil des Produktpaketes. Der Artikel von Microsoft beschäftigt sich mit den unterschiedlichen Lösungen und den damit verbundenen Installationswegen. 

There are two Windows versions of OneNote that IT Pros can deploy to users in their organizations: OneNote 2016 and OneNote for Windows 10. Currently, OneNote 2016 is installed by default when you deploy Office 365 ProPlus, or when you deploy a volume licensed version of Office 2016, such as Office Standard 2016. OneNote for Windows 10 is installed by default on computers running Windows 10 or users can install it directly from the Microsoft Store.

But, in the next several months, the following changes are coming to OneNote for new Office deployments:

  • If you’re deploying Office 365 ProPlus on a computer running Windows 10, OneNote 2016 will no longer be installed by default when you’re installing Office 365 ProPlus from the Office 365 portal or by using System Center Configuration Manager (Current Branch). OneNote for Windows 10 will be the default OneNote experience.
  • If you’re deploying Office 2019, OneNote for Windows 10 will be the default OneNote experience.

Das bedeutet, dass man nach einer Neuinstallation auf z. B. Windows 10 OneNote 2016 separat installieren muss. Wichtig ist dabei die Anmerkung im Text: 

Keep in mind that OneNote 2016 is no longer being updated with new features and there won’t be a OneNote 2019. OneNote 2016 will continue to receive other updates, like critical fixes and security updates, while it’s still supported. Mainstream support for OneNote 2016 ends in October 2020, and extended support ends in October 2025.

Der Artikel beschäftigt sich dann mit den verschiedenen verbleibenden Optionen:

  • How to deploy OneNote 2016 (z. B. über das OCT)
  • How to deploy OneNote for Windows 10
  • When does OneNote for Windows 10 become the default version that’s installed
  • Additional information about deploying OneNote

Related Links:

Bereitstellen von Microsoft Teams mit Office 365 ProPlus

Bereits seit einiger Zeit gibt es immer wieder Hinweise, dass Microsoft Teams direkt mit Office 365 ProPlus ausgerollt werden wird. Bereits dieser Roadmap-Eintrag führte zu Diskussionen. Nun steht auch ein ausführlicher Artikel (veröffentlicht zum 24.04.2019) zum Thema zur Verfügung.

Currently, Microsoft Teams is a separate installation from Office 365 ProPlus. But, starting in late February 2019, Teams will be installed by default for new installations of Office 365 ProPlus, starting with Version 1902 in Monthly Channel. If Teams is already installed on the device, no changes are made to that installation of Teams.

Damit müssen sich nun auch Firmen, die eine Einführung von Microsoft Teams noch nicht geplant hatten, mit dem Thema zumindest auseinandersetzen. Sobald der Client auf dem Rechner des Mitarbeiters ankommt, werden sich die Mitarbeiter das Tool auch genauer ansehen (so das noch nicht geschehen ist). 

Der Artikel liefert auch eine Liste, ab wann die Änderung in welchem Channel greifen wird.

Wichtig ist sicher der Abschnitt:

  • How to exclude Microsoft Teams from being installed by default on devices running Windows

Danach geht der Artikel noch auf die Frage ein, was passiert, wenn eine Office Installation bereits auf dem Rechner vorliegt, aber ein neues Setup ausgeführt wird. 

  • To exclude Teams from being installed in these cases, you need to include the ExcludeApp element for each product that’s already installed as well as any products you’re installing. But, you don’t need to include the ExcludeApp element in the section of your configuration.xml file where you specify language packs or proofing tools.
  • This is a known issue with the installation process that currently requires including the ExcludeApp element for Teams in multiple places in the configuration.xml file. We’re working on a fix for this issue so that repeating the ExcludeApp element for Teams in several places won’t be necessary. We’ll update this article when this known issue has been fixed.

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