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Technische Informationen rund um das Thema Modernes Arbeiten

Kategorie: Office 365 (Seite 1 von 5)

Insight in Outlook

Eigentlich völlig lautlos hat es sich eingeschlichen: Insight in Outlook.

Auch ich habe es erst einmal nicht wirklich beachtet. “Wieder so ein Tool von Microsoft, dass es besser weiß und mir zeigen soll, wo ich die Zeit im Laufe des Tages verschwendet habe”…

Hilfe bei der Terminplanung

Aber eines Tages fiel mir ein kleiner Hinweis auf, als ich einen Termin mit mehreren Teilnehmern erstellt habe. Eine simple Frage, ein simpler Hinweis: “Könnte diese Besprechung nicht 45 Minuten dauern? Integrieren Sie etwas Pufferzeit.”

Hilfe bei der Terminplanung

Hinweis beim Planen eines Termins

Auch wenn ich die Pufferzeit normalerweise (als TravelTime) über ein selbst geschriebenes Tool ohnehin schon einplane – der Hinweis regt zum Denken an. Termine, die immer genau zu Beginn einer Stunde beginnen und genau eine Stunde gehen. Wie häufig schafft man es dann nicht, in den nächsten Termin pünktlich zu kommen. Was wäre, wenn man den Termin erst um 10 Minuten nach der vollen Zeit startet und nur 45 Minuten dauern lässt. Vielleicht verliert man dann nicht so viel Zeit zu Beginn des Termins mit dem Warten, bis alle Teilnehmer aus ihren anderen Besprechungen gewechselt haben.

Fokuszeit

Das war der Auslöser, sich mit Insight in Outlook mal etwas genauer zu beschäftigen. Die Karte, die direkt nach dem Click auf das Insight-Symbol angeboten wurde, beinhaltet das Thema “Fokus-Zeit”. Planen von 1 bis 2 Stunden an Tagen, an denen noch nicht alles mit Terminen zu ist. In der Fokuszeit gibt es kein Chat, kein Telefon, keine EMails. Man kann konzentriert an einem Thema arbeiten. Das Tool macht die Auswahl solcher Zeitblöcke recht einfach. Mit einem Klick hat man für die kommenden Wochen ein paar leere Stellen im Kalender als Fokuszeit geplant.

Fokuszeiten fest geplant im Kalender

Ok, der Beispielkalender war noch relativ leer – aber über die Woche verteilt ein paar Fokuszeiten im Kalender zu haben kann helfen, Themen aufzuarbeiten.

Terminvorbereitung

Und wenn ich schon in der Kalenderplanung bin: der Hinweis “Auf Ihre Besprechung vorbereiten” sollte ja eigentlich nicht wirklich notwendig sein. Aber wie viele von uns kontrollieren wirklich im Vorfeld, ob z. B. im Termin der Onlinebesprechungslink auch wirklich enthalten ist. Wie häufig stellt man nicht erst kurz vor der Besprechung fest, dass der Link fehlt? 

Aufforderung im Kalender am Tag vor der Besprechung

Anschauen schadet nicht

Ich glaube, die Beispiele zeigen schon sehr schön, dass das Tool in der Lage ist, sehr unaufdringlich zu helfen, seine Gewohnheiten umzustellen… Vielleicht ist es ja ein guter Anfang, mal mit den Vorschlägen im Kalender zu experimentieren. 

Wem das nicht reicht, dem hilft das Tool auch bei anderen Themen:  

Insight Card (Quelle Microsoft)

Wie immer muss man sich genauer anschauen, wie die Empfehlungen und Ratschläge zustande kommen, welche Daten hier genutzt werden und wie sie konsolidiert werden. Das Thema werde ich mir in einem späteren Artikel vornehmen. 

Zusammenfassung

Microsoft hat das Tool in der Beschreibung sehr gut zusammengefasst:

Did you ever miss an important email or forget a commitment you made to your co-workers? Do meetings and emails tend to take over your calendar? Do you ever wish to see reminders for 1:1 meetings with your manager, direct reports, or other top collaborators? Would you like to be notified if an upcoming meeting doesn’t have a quorum?

If your answer to any of these questions is yes, the Outlook add-in provides actionable insights to help you stay on top of your tasks and get more done.

This add-in is an extension of your Outlook experience and works within Outlook to help you gain focus time, maintain your work relationships, and improve your overall work-life balance.
(Zitat aus der Beschreibugn von Insight in Outlook s.u.)

Weiterführende Links:

Managed SBC ist online

Es hat eine Weile gedauert, bis alle Dokumentationen gelesen waren, aber nun ist es soweit:  unser managed SBC ist online.

Das bedeutet nun, dass wir in Zukunft Telefonie für Teams im Sortiment haben werden. 

Grundlegende Technologie dahinter stellt Direct Routing dar. Der Vorteil aus unserer Sicht: der SIPTrunk kann über den Kunden zu seinen Konditionen bei seinem PSTN-Provider gestellt werden und wir können z. B. 3rd Party-Apps integrieren.

Quelle: Microsoft

Damit wird ein SIPTrunk auf der “Eingangsseite” angebunden (im unteren Beispiel dem ITSP) und auf der gegenüberliegenden Seite geht es dann in Richtung Teams.

SIPTrunk über den managed SBC mit Microsoft Teams verbunden

Es gab viel zu lesen, vor allem, wenn der SBC nicht nur allein für ein Unternehmen verfügbar sein soll, sondern im Hosting-Modus betrieben werden soll. 

Quelle: Audiocodes
Die ersten Telefonate über Direct Routing mit Microsoft Teams…

 

Weiterführende Links:

Microsoft Teams – Kanäle anheften

Microsoft Teams – Kanäle anheften ist eine Möglichkeit, sich einen schnellen Zugriff auf die Kanäle zu verschaffen, die man häufig im Zugriff hat. 
Wer kennt das nicht:  nach einer Zeit der Nutzung von Microsoft Teams im Unternehmen, wächst auch die Anzahl der Teams, bei denen man Mitglied ist. Im Normalfall wird man aber nur in einer begrenzten Anzahl von Teams gleichzeitig aktiv teilnehmen. Um sich nun nicht immer durch den Baum der Teams suchen zu müssen, hat Microsoft die Möglichkeit geschaffen, einzelne Kanäle ähnlich wie bei Outlook “anzuheften” – d.h. zu Favoriten zu machen. Diese werden dann in einem eigenen Abschnitt oberhalb der einzelnen Teams angezeigt. Damit hat man auf die Informationen innerhalb dieser angehefteten Kanäle schnellen Zugriff. 

Benötigt man den Kanal nicht mehr – weil man z. B. keine aktive Rolle mehr im Projekt spielt, oder aber die Information nicht mehr regelmäßig benötigt, kann man den Kanal wieder aus den “Favoriten” entfernen. 

Das folgende Video zeigt, wie man Kanäle anheftet bzw. wieder löst.

Kanäle in Microsoft Teams anheften und wieder lösen…

Private Kanäle in Microsoft Teams

Private Kanäle in Microsoft Teams – wofür sind diese da?
Bis vor kurzem gab es für Teams nur einen Modus: alle für einen, einer für alle. Das bedeutete, dass man in einem Teams – Bereich nur über Umwege (z. B. Berechtigungen in SharePoint) Dokumente / Informationen ablegen konnte, die nicht allen Team-Mitgliedern zugänglich sein sollten. So wurden bestimmte Informationen (z. B. die Kalkulation eines Projekts) dann wieder außerhalb des eigenltichen Teams abgelegt. 

Mit privaten Kanälen hat Microsoft in Teams nun einen Lösung eingeführt, die es erlaubt, Kanäle für einzelne Team-Mitglieder freizugeben. Im folgenden Video zeige ich, wie man diese Feature einsetzen kann.

 

Privater Kanal in Microsoft Teams…

Multitenant-Zugriff auf Teams (2)

In meinem Eintrag zum Multitenant-Zugriff auf Teams hatte ich darauf verwiesen, dass ich auch noch das passende Stück Software veröffentlichen würde. Ich habe es nun endlich geschafft, mich noch einmal damit zu beschäftigen. 

Hintergrund war, dass ich inzwischen in mehreren Organisationen ein Microsoft Teams – Konto habe. Der Webclient gibt mir nicht die volle Funktionalität, unter Windows 10 kann ich im Normalfall nur 1 Instanz des Teams Clients starten. 

Das Vorgehen ist eigentlich recht einfach: 

  • Es wird ein weiteres Profil auf dem Rechner angelegt
  • Innerhalb des Profils wird Teams initialisiert und konfiguriert
  • Im eigenen Profil wird das StartTeams-Programm installiert
  • Die XML-Konfigurationsdatei wird angepasst und der Verweis auf die entsprechenden Teams-Instanzen eingetragen
  • Aus dem eigenen Profil heraus werden dann über StartTeams die unterschiedlichen Instanzen von Teams gestartet.

Wichtig: als Vorbereitung für das Tool muss das im ersten Artikel beschriebene Profil entsprechend vorbereitet worden sein.

Das Tool findet ihr hier

Ein Video, das die Installation erläutert, habe ich hier abgelegt.

Installation von TeamsStarter

Screen sharing in Teams/Skype for Business interop

Eine neue Ankündigung in der Office 365 Roadmap: Microsoft wird “Screen sharing in Teams/Skype for Business interop” in den nächsten Wochen bereitstellen.

We will be rolling out to GCC customers soon.
[…]
We’ll be rolling this out to customers in mid-August. The rollout will be complete by the end of August.

Dabei handelt es sich um eine Anpassung, welche das Zusammenspiel zwischen Microsoft Teams und Skype for Business erweitert. Sie bedeutet, dass reine Teams-Benutzer in der Lage sein werden, Ihren Desktop Benutzern von Skype for Business und externen Teilnehmern in Chats und Calls teilen zu können.

Enables a Teams user to share their screen in chat or VoIP call with a Skype for Business user

Links:

PowerApps

PowerApps ist eine Suite von Apps, Diensten, Connectors und einer Datenplattform für eine schnelle Entwicklungsumgebung für Anwendungen, mit der Sie benutzerdefinierte Apps entsprechend Ihren Geschäftsanforderungen erstellen können. Mit PowerApps können Sie schnell benutzerdefinierte Geschäfts-Apps erstellen, die Sie mit Ihren Geschäftsdaten verbinden können. Der Speicherort dieser Daten kann entweder die zugrunde liegende Datenplattform sein (Common Data Serviceoder verschiedene Online- oder lokale Datenquellen (SharePoint, Excel, Office 365, Dynamics 365, SQL Server usw.).

PowerApps hat sich inzwischen zu einem mächtigen Tool entwickelt,  und macht es leicht, Dinge in Office 365 zu automatisieren. In Verbindung mit weiteren Tools wie Flow und BI entstehen einfach zu erstellende (low Business Werkzeuge. 

Neu in der Familie (seit Juni 2019) nun auch das Thema AI Builder, mit dem nun auch AI in die Powerplattform Einzug gehalten hat.

Es ist inzwischen viel Material rund um PowerApps verfügbar – eine Auswahl (hauptsächlich Videos von unterschiedlichen Veranstaltungen) habe ich im Folgenden zusammengestellt.

Grundinformationen:

Für den Entwickler:

Microsoft PowerApps und Microsoft Flow

PowerApps und PowerBI

  •  

AI Builder

PowerApps Portal

PowerApps “in 10 Minutes”

Kaizala und Microsoft Teams

Bereits im April 2019 hatte Microsoft angekündigt, dass Kaizala und Microsoft Teams zusammenwachsen werden. Ende Juni nun wurden die Pläne detaillierter kommuniziert:

We will be adding Kaizala Pro capabilities to Teams over the next 12-18 months, ultimately replacing the Microsoft Kaizala service and making Microsoft Teams the primary client in Office 365 and Microsoft 365 for communication with both internal employees and people in your extended networks. 

Bereits heute taucht Kaizala in den Apps von Office 365 auf.

Der Link führt zum Konfigurationsportal von Kaizala.

Kaizala ist – wenn man es einfach beschreiben möchte – ein Instant Messenger (vergleichbar mit Whatsapp) mit erweiterten Features. 

Kaizala ist eine mobile Chat-basierte Kommunikation-Plattform, die Ihre Mitarbeiter der ersten Zeile mit der Information Worker am Arbeitsplatz modernen verbindet. Kaizala erleichtert es eine Verbindung herstellen und mit nicht nur Ihre Mitarbeiter dar, sondern auch mit Ihrer Mitglieder, Kunden und Verteiler zu koordinieren. Hiermit können Sie effizient verwalten der Arbeit oder Sammeln von Daten von Personen oder große Gruppen, selbst wenn sie nicht in Ihrer Organisation sind.

Spannend wird hier sicher, dass Kaizala auch eine Api bietet, die es Entwicklern ermöglicht, die Plattform zu erweitern. 

The first set of Kaizala Pro capabilities will be available in Teams by the end of calendar year 2019 and includes Kaizala Actions as built-in apps in Teams, such as checklist, training, and quiz.

Weiterführende Links:

Multi-Tenantzugriff in Microsoft Teams

Multi-Tenantzugriff in Microsoft Teams ist ein Thema, das mich immer häufiger beschäftigt hat. Zum einen hat man in Projekten mit Partnern immer wieder die Herausforderung, dass man dort eingeladen in ein Team eingeladen wird. Der Gastzugriff ist dann nicht immer die optimale Lösung. Ich habe für mich aber auch das Thema entdeckt, als es darum ging, einen Team-Bereich aktiv zu halten, der einem meiner Test-Tenants zugeordnet war. Hier war ich am Testen einer APP und bekam während der Fehlerbehebung immer wieder Nachrichten, die ich nicht aus den Augen verlieren wollte. 

Bei der Suche im Web bin ich auf unterschiedlichste Lösungen gestoßen. 

Der erste Ausgangspunkt war die Diskussion, dass dies ein unabdingbares Feature für Microsoft Teams ist. Er beinhaltet einen Link auf den Bereich “Uservoice” des Microsoft Teams-Team. Hier wurde am 03.07.2019 eine erste Lösung angekündigt: 

Daneben findet man Beiträge, die sich mit dem Guest Access beschäftigen. Umfänglich passiert das zum Beispiel in einem Blogeintrag von Dominik Kent

Immer wieder trifft man auf Franz als Lösung. Diese hat aber – da hier hauptsächlich über Web gearbeitet wird – auch die Einschränkungen des Webzugriffs. 

Mein Ausgangspunkt war die Lösung, die in diesem Artikel diskutiert wird. Hier geht es um 2 Dinge: 1. es wird ein weiterer (oder mehrere) lokale Benutzer auf dem Rechner angelegt und anschließend über “Als anderer Benutzer ausführen” der Starter für Teams ausgeführt. Der Artikel beschränkt sich mehr auf die “Step by step”-Anweisung. Die kann an dieser Stelle von Administratoren gut herangezogen werden. 

Sie besagt im Wesentlichen: lege ein neues Profil auf dem Rechner an (

Nachdem der Benutzer angelegt ist (es reicht einen “einfachen” Benutzer anzulegen), muss man sich am Gerät mit dem Benutzer einmalig anmelden. Im ersten Schritt installiert man Microsoft Teams unter diesem Benutzer. Danach startet man aus der Command-Shell den folgenden Befehl:

C:\Users\MSTeams\AppData\Local\Microsoft\Teams\Update.exe –processStart “Teams.exe”

Bitte “MSTeams” im angegeben Pfad durch den Profilenamen des Benutzers ersetzen. (z. B. C:\Users\MarkusWE\AppData\Local\Microsoft\Teams\Update.exe –processStart “Teams.exe”)

Anschließend wechselt man wieder den Benutzer und wechselt in sein eigenes Profil zurück. 

Hier wird es nun spannend. Anders als im Artikel dargestellt, konnte ich nicht sofort das zweite Profil nutzen – ich bekam regelmäßig Fehlermeldungen, dass der Zugriff auf das Default-Profil 

nicht möglich sei (Zugriff verweigert). Eine Kontrolle ergab, dass a) das Verzeichnis nicht existierte und b) der lokale Benutzer keinen Zugriff darauf hatte. Ich habe das Verzeichnis dann angelegt. Danach klappten auch die weiteren Vorschläge wie im Artikel beschrieben. 

Da man nun nicht immer Lust hat, sich durch CMD und “Als anderer Benutzer ausführen” quälen möchte, habe ich für mich eine kleine Anwendung angelegt, die über eine XML – Datei gesteuert dann in der Lage ist, das Thema abzuarbeiten. Aktuell befindet sie sich noch im “Beta”-Test – ich werde sie aber in den nächsten Tagen dann hier auf dem Blog freigeben. 

Die erste Registerkarte hat nicht wirklich viele Element – sie startet nur die in einer XML Datei definierten Teams. Da die Daten in einer XML-Datei abgelegt werden, sollte das Passwort auf das Userprofil nicht im Klartext zu lesen sein. Daher wird das Passwort in verschlüsselter Form abgelegt. Die Verschlüsselung erfolgt auf der 2. Registerkarte.

Die XML-Datei sieht dann wie folgt aus: 

Ich denke, die Elemente sind leicht erklärt: 

  • Konto[x] ermöglicht die Ablage mehrerer Konten in der XML – Datei
  • Team ist eine frei gewählte Bezeichnung für das Team
  • Domain: legt die Domäne fest. Ist es der angemeldete Benutzer, entfällt der Eintrag, bei einem lokalen Benutzer wäre dann “.\” als Domäne zu wählen. 
  • User und Password: hier werden die entsprechenden Werte hinterlegt. Das Passwort wird verschlüsselt eingetragen.
  • Profile: hier handelt es sich eher um Bequemlichkeit – aber es beinhaltet den Pfad zur jeweiligen “Update.exe” von MS Teams im Profil des Benutzers (sie auch den oben besprochenen Artikel). Die Parameter sind ja immer gleich und werden daher nicht in der XML-Datei aufgeführt.

Sobald der Betatest abgeschlossen ist (und noch die letzten Feinheiten ausgebügelt sind, sollte ich die Anwendung freigeben können (falls daran Interesse besteht). 

Von Skype for Business zu Microsoft Teams

Es ist sicher eines der aktuell ganz oft diskutierten Themen: komme ich von Skype for Business zu Microsoft Teams durch. Die nachfolgend aufgeführten Videos erläutern den Vorgang aus der Sicht von Microsoft. 

Wie in Kommentaren angemerkt, handelt es sich offensichtlich um mitgeschnittene Webcasts, die nicht nachbearbeitet wurden. Damit ist die Audio-Qualität teilweise nicht optimal. 

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