Als wir im September damit begannen, uns auf unseren Vortrag vorzubereiten, lernten wir sehr schnell, dass das Thema SharePoint Syntex noch ganz am Anfang stand. So lernten wir, wie man die Lösung in einen Office 365 Tenant integriert und trainiert, dass am Schluss Dokumente, die in einer SharePoint Dokumentenbibliothek abgelegt wurden, automatisch mit Metainformationen klassifiziert werden konnten. Es war eine spannende Reise – und wir denken, das Produkt hat großes Potential, ein Stück mehr Automatisierung in den Alltag zu bringen. Es zeigt sehr schön, wie mit den AI/KI-Funktionen neue Möglichkeiten in der digitalen Arbeitswelt geschaffen werden können. In diesem Vortrag stellen wir nicht nur die Ergebnisse unserer ersten Reise vor, sondern erläutern auch, wie Sie SharePoint Syntex nutzen können.
Irgendwie ein Déjà-vue: heute bin ich zufällig über die Frage gestolpert, warum man auf dem einen Rechner den Hintergrund in Teams weichzeichnen kann – und auf dem anderen das nicht geht… Die Antwort ist: Hardwarevoraussetzungen…
Gut, hätte man auch selber drauf kommen können – wenn man mal die Hardwarevoraussetzungen für Microsoft Teams gelesen hätte… Diese findet man unter diesem Link.
In den Änderungen der letzten Wochen kam wohl auch ein kleiner Absatz hinzu:
Hieraus geht klar hervor, dass die CPU eine Befehlssatzerweiterung (AVX2) bieten muss. In einem Artikel erklärt die Zeitschrift ct‘, auf welche CPUs das zutrifft und was man sonst noch beachten sollte.
Im Großen und Ganzen sollten Intel-CPUs ab Core-i4000 (mit Ausnahmen) und AMD ab A-8000 (2015) das Feature unterstützen.
Wenn man wissen will, ob es die CPU ist, die das Feature nicht zulässt, bleibt einem damit nur einen Blick auf die CPU – und damit auf die Rechnung oder ein Tool, das die CPU ausliest.
Markus Widl hat in LinkedIn einen Artikel zum Thema „Parallele Nutzung von mehreren Teams Organisationen“ veröffentlicht. In meinen vorhergegangen Beiträgen zu dem Thema hatte ich mich ja noch auf eine Lösung bezogen, die mit mehreren Profilen auf dem lokalen Rechner gearbeitet hatte. In dem hier vorgestellten Beispiel werden neue Funktionen im Edge-Browser genutzt.
Natürlich können Sie so auch noch weitere App anlegen und mit einer Organisation verbinden. Wenn Sie die einzelnen Apps zusätzlich an die Taskbar anheften, wird das Starten des Teamsclients im Browser in unterschiedlichen Organisationen zu einem Kinderspiel.
Ich habe kurz für „Anfänger“ die Informationen aus dem vorletzten BLOG-Eintrag in ein kleines Video mit dem Titel „Working from Home mit Microsoft Teams“ zusammengepackt. Das Video ist nicht für Leute gedacht, die bereits mit Microsoft Teams arbeiten, sondern soll eine kleine Einführung in Microsoft Teams und das Test-Angebot von Microsoft geben.
Das Video findet ihr hier:
Zusätzlich zu der Information im Video möchte ich auch auf einen interessanten Blog-Eintrag von Frank Carius verweisen: er hat unter seiner Seite
https://www.msxfaq.de/teams/teams-edu.htm
viele Informationen zum Thema „Microsoft Teams für Schulen“ zusammengefaßt.
Während Anbieter unterschiedlichster Software – Lösungen Angebote zum Thema „Wie kann das Arbeiten unter den (Corona)- Umständen durchgeführt werden“ machen, sehe ich inzwischen viele kreative Aktivitäten, die positiv stimmen und die zu neuen (Geschäfts-) Modellen führen.
Ich möchte das an zwei Beispielen illustrieren:
Nachhilfeunterricht ist klassischer Weise etwas, was man persönlich erledigt. Der/die Nachhilfelehrer(in) trifft sich mit dem/der Schüler/in und es wird zusammen an einem Thema gearbeitet. Die Nachhilfelehrer sind oft freiberuflich – und damit entfällt der Lohn, wenn keine Nachhilfestunden durchgeführt werden können. Und genau das passiert gerade: das Thema mit dem Treffen muss gestrichen werden. Da die Schüler alle nach Hause verbannt sind und dort meistens über die notwendige Infrastruktur verfügen, war im konkreten Fall die Lösung ganz einfach: Nachhilfe per Skype. Im ersten Schritt erhielten alle Schüler, die an dieser Form des Unterrichts interessiert waren, eine Information, wie Skype zu installieren ist (falls nicht schon ohnehin vorhanden). Danach wurden Termine ausgehandelt – und gefühlt hat sich nur wenig verändert – nur die Form des Unterrichts hat sich angepaßt.
Beim Thema Musikunterricht fällt die Vorstellung, dass man diesen auch virtuell abhalten könne, schon etwas schwerer. Aber auch hier hat eine findige Kollegin von mir eine Lösung gefunden:
Für den direkten Unterricht wird Skype eingesetzt
Anleitungen, Beispiele (z. B. zum Ansatz bei einem Blasinstrument) wurden als kleine Sequenzen auf Video aufgenommen und auf OneDrive zur Verfügung gestellt
Aufgaben / Hörbeispiele werden aufgezeichnet (Audiodatei/Video) und ebenfalls über OneDrive zur Verfügung gestellt.
Ich denke, dass gerade wir, die Erfahrungen mit dem Thema „Digitalisierung“, mobiles Arbeiten, Teamwork etc. haben, gefordert sind. Helfen wir den Menschen, die sich in ihrem täglichen Leben nie mit diesen Themen beschäftigen mussten, mit neuen Ideen. Greifen wir ihnen unter die Arme und zeigen ihnen neue Wege auf.
Lösungen gibt es viele auf dem Markt – einige sind inzwischen zumindest für einen gewissen Zeitraum kostenfrei. Meist fehlt es an der Idee, wie man die Lösungen im konkreten Fall nutzen kann, um weiterhin aktiv zu sein und seiner Arbeit in neuer Form nachgehen zu können.
Immer mehr Mitarbeiter wollen von zuhause aus arbeiten.
Immer mehr persönliche Termine mit Kunden und Partner werden abgesagt.
Immer mehr Firmen raten ihren Mitarbeitern davon ab, per Zug oder Flugzeug zu reisen.
Wie aber sollen die Mitarbeiter dann weiter arbeiten?
Wie können Kundenmeetings als virtuelle Meetings abgehalten werden?
Wie kann die Zusammenarbeit unter den Mitarbeitern oder mit Partnern gewährleistet werden?
Auf diese Situation hat Microsoft mit einer sehr interessanten Aktion reagiert. Diese wurde schon Anfang März in einem Blogeintrag von Jared Spataro angekündigt:
[…] teams everywhere are moving to remote work. Earlier this week, I posted a letter from Lily Zheng, our colleague in Shanghai, detailing her team’s experience using Microsoft Teams to work from home during the outbreak. Lily’s team is one of many. […]
At Microsoft, our top priority is the health and safety of employees, customers, partners, and communities. By making Teams available to as many people as possible, we aim to support public health and safety by keeping teams connected while they work apart.
As we have read through your responses to Lily’s letter, it has become clear that there are two big questions on your minds. First, how can people access the free Teams offerings that Lily referenced? Second, what is our plan for avoiding service interruptions during times of increased usage? […]
Making Teams available for everyone
Teams is a part of Office 365. If your organization is licensed for Office 365, you already have it. But we want to make sure everyone has access to it during this time.
Durch eine Testversion von Office 365 E1 mit einer Laufzeit von 6Monaten will Microsoft sicherstellen, dass möglichst viele Mitarbeiter im Unternehmen Zugriff auf Microsoft Teams haben. So sollen die Mitarbeiter von zuhause aus arbeiten können. Die Testversion wendet sich an folgende Kunden, die:
Teams noch nicht lizensiert haben (z. B. über anderweitige Lizenzen)
Teams nicht schon früher mit einer Testversion getestet haben.
Bitte klären Sie mit ihrem Microsoft Ansprechpartner oder ihrem Partner, ob es weitere Bestimmungen zum Einsatz der Testlizenzen gibt.
Es zeichnen sich drei Wege ab, wie man eine Testversion erhalten kann:
Kunden, die ihre Software über einen Cloud Solution Provider (CSP) beziehen, wenden sich an Ihren CSP. Dieser kann ihnen bei der Beschaffung dieser Testlizenz helfen. Die Testlizenz enthält:
Exchange Foundation
Flow for Office 365 Plan 1
Forms
Microsoft Planner
Microsoft Whiteboard
Microsoft Teams (Teams1, Teams IW)
Office Online
PowerApps for Office 365 Plan 1
SharePoint Online Kiosk
Stream
Sway
The partner-initiated Teams trial is open to new and established Microsoft customers who don’t currently have licenses that include Microsoft Teams (such as Exchange Online and Office 365 Business).
Kunden mit einem direkten Ansprechpartner bei Microsoft können den Promocode direkt über den Ansprechpartner beziehen.
This offer is intended for customers managed by a Microsoft account rep. It’s for organizations who haven’t activated any other Office 365 E1 trials in the past.
After you’ve used your E1 Trial promo code, you can’t use it again, nor can you activate another E1 Trial code.
Kunden, die bereits Teams über eine Testlizenz getestet haben, können über die so genannte Teams Exploratory experience Nutzer mit einer vorübergehenden Lizenz freischalten.
As long as the user has a managed AAD domain email address and currently does not have/haven’t been assigned a Teams license, they are eligible for this experience. For example, if a user has Office 365 Business (which doesn’t include Teams), they’re eligible for the Teams Exploratory experience. […]
The Microsoft Teams Exploratory experience is available at no additional cost until your next enterprise agreement anniversary or renewal on or after January 2021. At that time, end users on a Microsoft Exploratory experience license will need to move to a paid license that includes Teams. Any Microsoft Exploratory experience licenses initiated after that will remain available at no additional cost until the your next anniversary or renewal cycle.
Mit der Lizenz für Office 365 E1 stehen die notwendigen Tools zur Verfügung, um Mitarbeiter, die derzeit noch nicht mit entsprechenden Lizenzen versorgt waren, die Arbeit von zuhause zu ermöglichen:
Auch wenn hier natürlich sehr schnell Abhilfe für ein Problem geschaffen wird, das in diesen Tagen immer mehr Unternehmen trifft, möchte ich doch darauf verweisen, dass die Einführung von Microsoft Teams nicht allein durch das Freischalten von Lizenzen im Office 365-Portal zu leisten ist. Lassen sie sich hier von dem Partner ihres Vertrauens unterstützen, um schnell und erfolgreich ans Ziel zu kommen.
Mit UI Flow (preview) findet RPA (Robotic Process Automation) Einzug in Power Automate von Microsoft. RPA ist – kurz gesagt – die Automatisierung von (strukturierten) Geschäftsprozessen durch Software-Roboter. Damit schafft Microsoft mit UI Flow (preview) die Möglichkeit, Dinge im Workflow zu automatisieren, die sich davor nicht einbinden ließen, da die Anwendungen z. B. keine Schnittstelle (API) boten. Dabei geht es darum, Prozesse, die strukturiert, regelbasiert und wiederholbar sind und normalerweise von Menschen ausgeführt wurden, durch einen BOT zu automatisieren. Ein typisches Beispiel dafür:
Es wird ein Auftrag innerhalb eines Workflows in einem Formular oder einer Mail freigegeben.
Aus der Mail / dem Formluar muss nun der Auftrag im ERP – System erstellt werden.
Bisher wurde der Auftrag manuell von einem Mitarbeiter im ERP – System erfasst
UI Flow ermöglicht die Aufzeichnung der einzelnen Schritte und damit die anschließende Automatisierung innerhalb des Workflows.
Funktionale Anwendungsgebiete der RPA
Die Anwendungsgebiete für RPA sind dabei so vielfältig wie die Prozesse selbst. Überall dort, wo wiederholbare, vorhersagbare Interaktionen mit IT-Applikationen stattfinden, kann RPA eingesetzt werden. Das sind auf der funktionalen Ebene beispielsweise
das Ausfüllen von Formularen,
das Kopieren, Einfügen und Verschieben von Daten,
das Lesen und Verarbeiten von Informationen aus mehreren Systemen und strukturierten Dokumenten,
das Durchführen von Berechnungen,
das Ausführen von „Wenn/Dann“ Befehlen,
das Zugreifen auf Webseiten,
das Verarbeiten von Daten aus dem Internet,
das Zugreifen auf Soziale Medien,
das Öffnen von E-Mails und das Verarbeiten von Anhängen.
Eigentlich völlig lautlos hat es sich eingeschlichen: Insight in Outlook.
Auch ich habe es erst einmal nicht wirklich beachtet. „Wieder so ein Tool von Microsoft, dass es besser weiß und mir zeigen soll, wo ich die Zeit im Laufe des Tages verschwendet habe“…
Hilfe bei der Terminplanung
Aber eines Tages fiel mir ein kleiner Hinweis auf, als ich einen Termin mit mehreren Teilnehmern erstellt habe. Eine simple Frage, ein simpler Hinweis: „Könnte diese Besprechung nicht 45 Minuten dauern? Integrieren Sie etwas Pufferzeit.“
Hilfe bei der Terminplanung
Hinweis beim Planen eines Termins
Auch wenn ich die Pufferzeit normalerweise (als TravelTime) über ein selbst geschriebenes Tool ohnehin schon einplane – der Hinweis regt zum Denken an. Termine, die immer genau zu Beginn einer Stunde beginnen und genau eine Stunde gehen. Wie häufig schafft man es dann nicht, in den nächsten Termin pünktlich zu kommen. Was wäre, wenn man den Termin erst um 10 Minuten nach der vollen Zeit startet und nur 45 Minuten dauern lässt. Vielleicht verliert man dann nicht so viel Zeit zu Beginn des Termins mit dem Warten, bis alle Teilnehmer aus ihren anderen Besprechungen gewechselt haben.
Fokuszeit
Das war der Auslöser, sich mit Insight in Outlook mal etwas genauer zu beschäftigen. Die Karte, die direkt nach dem Click auf das Insight-Symbol angeboten wurde, beinhaltet das Thema „Fokus-Zeit“. Planen von 1 bis 2 Stunden an Tagen, an denen noch nicht alles mit Terminen zu ist. In der Fokuszeit gibt es kein Chat, kein Telefon, keine EMails. Man kann konzentriert an einem Thema arbeiten. Das Tool macht die Auswahl solcher Zeitblöcke recht einfach. Mit einem Klick hat man für die kommenden Wochen ein paar leere Stellen im Kalender als Fokuszeit geplant.
Fokuszeiten fest geplant im Kalender
Ok, der Beispielkalender war noch relativ leer – aber über die Woche verteilt ein paar Fokuszeiten im Kalender zu haben kann helfen, Themen aufzuarbeiten.
Terminvorbereitung
Und wenn ich schon in der Kalenderplanung bin: der Hinweis „Auf Ihre Besprechung vorbereiten“ sollte ja eigentlich nicht wirklich notwendig sein. Aber wie viele von uns kontrollieren wirklich im Vorfeld, ob z. B. im Termin der Onlinebesprechungslink auch wirklich enthalten ist. Wie häufig stellt man nicht erst kurz vor der Besprechung fest, dass der Link fehlt?
Aufforderung im Kalender am Tag vor der Besprechung
Anschauen schadet nicht
Ich glaube, die Beispiele zeigen schon sehr schön, dass das Tool in der Lage ist, sehr unaufdringlich zu helfen, seine Gewohnheiten umzustellen… Vielleicht ist es ja ein guter Anfang, mal mit den Vorschlägen im Kalender zu experimentieren.
Wem das nicht reicht, dem hilft das Tool auch bei anderen Themen:
Insight Card (Quelle Microsoft)
Wie immer muss man sich genauer anschauen, wie die Empfehlungen und Ratschläge zustande kommen, welche Daten hier genutzt werden und wie sie konsolidiert werden. Das Thema werde ich mir in einem späteren Artikel vornehmen.
Zusammenfassung
Microsoft hat das Tool in der Beschreibung sehr gut zusammengefasst:
Did you ever miss an important email or forget a commitment you made to your co-workers? Do meetings and emails tend to take over your calendar? Do you ever wish to see reminders for 1:1 meetings with your manager, direct reports, or other top collaborators? Would you like to be notified if an upcoming meeting doesn’t have a quorum?
If your answer to any of these questions is yes, the Outlook add-in provides actionable insights to help you stay on top of your tasks and get more done.
This add-in is an extension of your Outlook experience and works within Outlook to help you gain focus time, maintain your work relationships, and improve your overall work-life balance. (Zitat aus der Beschreibugn von Insight in Outlook s.u.)
Contact-Center und Prozesse – was hat das miteinander zu tun? Klassisch wird ein Contact-Center häufig „nur“ dazu genutzt, Anrufe sinnvoll auf die Mitarbeiter eines Teams zu verteilen. So kann ein Kunde z. B. beim Vertrieb anrufen – und ein das Contact-Center kümmert sich darum, dass der Anruf beim richtigen Mitarbeiter eingeht. Der richtige Mitarbeiter ist im optimalen Fall der Mitarbeiter mit dem richtigen Skill und der vielleicht nicht gerade erst den Hörer aufgelegt hat.
Aber ist das schon alles ?
Ein Beispiel?
Wie häufig kommt es vor, dass Mitarbeiter beim Support anrufen, weil sie ihr Passwort vergessen haben. Das kostet Zeit:
beim Mitarbeiter (er muss warten, bis er mit dem entsprechenden Mitarbeiter verbunden ist)
beim Support-Mitarbeiter (er muss den Mitarbeiter z. B. im AD finden und das Passwort zurücksetzen)
Diesen Fall haben wir im Zusammenspiel mit LUCS der Firma Luware automatisiert: ein Mitarbeiter kann nun mit einem ihm zugewiesenen Device bei einer speziellen Service-Nummer anrufen. Im Workflow kann vom Mitarbeiter noch ein zweites Token abgefragt werden. Anschließend wird ein neues Passwort generiert und per SMS an das registrierte Firmenhandy versendet.
Noch ein Beispiel?
Die Berechtigungen auf den Arbeitsplätzen in vielen Firmen deutlich eingeschränkt. Das Installieren einer neuen Software, die Administratorrechte zur Installation benötigt, ist so häufig nicht möglich.
Der Mitarbeiter müsste den Support kontaktieren und sich die entsprechenden Rechte erteilen lassen. Auch hier haben wir im Zusammenspiel mit LUCS von Luware und Microsoft LAPS (local Administrator Password Solution) eine Lösung erarbeitet: der Mitarbeiter ruft bei einer Service-Nummer an und wird über die SIP-Adresse bzw. Telefonnummer identifiziert. Er gibt an, aus welchem Grund er kurzfristig erweiterte Berechtigungen auf seinem Rechner benötigt. Danach wird im AD die Abteilung ermittelt und abhängig von der Abteilungszugehörigkeit ein Administrator-Passwort mit einer vorgegebenen Gültigkeitsdauer für z. B. die Installation erteilt und per Mail zugesandt. Parallel wird in einer Datenbank protokolliert, wann und wozu das Passwort angefordert wurde.
Das sind nur 2 Beispiele, wie das Contact-Center helfen kann, Prozesse im Unternehmen zu vereinfachen und den Support direkt zu entlasten.
Es hat eine Weile gedauert, bis alle Dokumentationen gelesen waren, aber nun ist es soweit: unser managed SBC ist online.
Das bedeutet nun, dass wir in Zukunft Telefonie für Teams im Sortiment haben werden.
Grundlegende Technologie dahinter stellt Direct Routing dar. Der Vorteil aus unserer Sicht: der SIPTrunk kann über den Kunden zu seinen Konditionen bei seinem PSTN-Provider gestellt werden und wir können z. B. 3rd Party-Apps integrieren.
Quelle: Microsoft
Damit wird ein SIPTrunk auf der „Eingangsseite“ angebunden (im unteren Beispiel dem ITSP) und auf der gegenüberliegenden Seite geht es dann in Richtung Teams.
SIPTrunk über den managed SBC mit Microsoft Teams verbunden
Es gab viel zu lesen, vor allem, wenn der SBC nicht nur allein für ein Unternehmen verfügbar sein soll, sondern im Hosting-Modus betrieben werden soll.
Quelle: AudiocodesDie ersten Telefonate über Direct Routing mit Microsoft Teams…
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